Samenwerking en communicatie

Samenwerking en communicatie

Samenwerken (verbondenheid) is naast autonomie (zelf het werk kunnen beïnvloeden) en  competentie (de taak succesvol kunnen uitvoeren) een aangeboren universele psychologische basisbehoefte. Wanneer deze behoeften vervuld worden, zijn medewerkers gemotiveerd, zitten ze goed in hun vel en presteren ze beter.

Daarnaast is samenwerken ook belangrijk om succesvol te zijn. Dat geldt voor mensen onderling, maar ook voor teams en organisaties. En gelukkig gaat dat ook vaak goed en krijgen mensen energie van elkaar en leveren ze samen als team goede prestaties.

In de praktijk blijkt samenwerking echter niet altijd zo eenvoudig als het lijkt. Verschillen in karakters, belangen en inzichten kunnen spanningen opleveren.

Samen komen is een begin, samen blijven is een vooruitgang, samenwerken is een succes

Wanneer zijn teams succesvol?
Dat valt niet een-twee-drie te beantwoorden. Dat hangt af van wat ‘de klant’ (intern of extern) vraagt, onder welke condities de prestaties worden geleverd en welke eisen de groepsleden zelf (kunnen) stellen. Voor ieder team zal effectiviteit dus anders gedefinieerd zijn. Wél zijn er aspecten die belangrijk zijn voor het functioneren als team. We noemen er enkele:

  • doelen: wat zijn de doelstellingen van het team? Zijn deze helder en duidelijk? Is de individuele bijdrage herkenbaar?
  • rollen: wie gaat wat doen? Zijn de rollen goed verdeeld? Hoe zit het met de samenstelling van het team? Vullen de karakters elkaar aan? Competenties: Is de vakinhoudelijke expertise goed? Zijn de teamleden ook in staat om goed te communiceren en samen te werken? En zichzelf en elkaar te motiveren?
  • leiderschap: Hoe wordt er leiding gegeven? De leidinggevende bepaalt in sterke mate de dynamiek rond doelbepaling, rolverdeling en aanpak van de taak
  • omgeving: In wat voor omgeving opereert het team? Wat voor eisen worden er gesteld? staat het team vaak onder druk? Hoeveel autonomie heeft het team?

De ontwikkeling van een team verloopt in fasen. Er ontwikkelen zich bepaalde communicatiepatronen, normen, taakrollen en statusverhoudingen, en er ontstaat vertrouwen en een bepaalde samenhang.

Leiding geven aan teams
Bij leidinggeven aan teams is het belangrijk dat de leidinggevende zijn of haar gedrag laat leiden door wat het team nodig heeft en niet door een vast repertoire aan handelingen. In essentie gaat het daarbij om twee functies:

  • monitoring: het in de gaten houden van de ontwikkeling en de voortgang in het team en relevante externe ontwikkelingen daarbij;
  • ‘taking executive action’: actie ondernemen bij belemmeringen in het teamfunctioneren.

Communicatie
Goede samenwerking en goede communicatie zijn twee kanten van de dezelfde munt. De kwaliteit van de samenwerking is nauw verbonden met de kwaliteit van de communicatie. Zowel verticaal (hiërarchisch) als horizontaal (binnen en tussen teams en afdelingen, tot aan de klanten).

Het is belangrijk om de wisselwerking, interactie en dialoog met en tussen de verschillende niveaus. goed te organiseren en te faciliteren. Een actieve rol van het leiderschap is daarbij een voorwaarde. Zodra de uitvoerende professionals het idee hebben dat de leiding niet weet wat er speelt op de werkvloer is het foute boel.

In onze praktijk zien we vaak dat goede feedback en participatie belangrijke aspecten zijn.

Feedback
Feedback is het krijgen van een terugkoppeling over prestaties en resultaten. Daardoor weten mensen of ze voldoen aan de eisen die het werk of het bedrijf stellen. Positieve feedback kan zorgen voor vermindering van spanning en vergroot het zelfvertrouwen. Daarnaast kan het helpen de prestaties en de samenwerking te verbeteren.

Participatie (medewerkers betrekken bij zaken)
De mate waarin men medewerkers wil betrekken bij bepaalde zaken, laten participeren. Er zijn verschillende niveaus te onderscheiden:

  1. Meeweten:       medewerkers weten van de situatie af
  2. Meedenken:     medewerkers worden betrokken bij de situatie
  3. Meepraten:      medewerkers worden uitgenodigd om mee te praten over de aanpak
  4. Meebeslissen:   medewerkers krijgen een stem in de besluitvorming

Communicatie wordt effectiever als medewerkers meer betrokken worden en meer invloed hebben. Zaken bespreken op een moment dat de medewerkers er geen invloed meer op kunnen hebben, kan leiden tot weerstand: 'Ze hebben toch alles al bepaald', 'Het heeft toch geen zin meer om hierover mee te denken'. Betrek medewerkers dus vroegtijdig bij belangrijke zaken. Dat vergroot het draagvlak en het beoogde effect.

Onze dienstverlening
Wilms Arbeidsinspiratie ondersteunt bedrijven en organisaties bij het versterken van hun teams of het verbeteren van de interne of individuele communicatie. Dat doen we in de rol van adviseur, trainer, coach of procesbegeleider en op verschillende niveaus. Het vertrekpunt zal vaak ‘prettiger’ of beter werken zijn. ‘Beter werken’ in de zin van minder fouten, sneller, effectiever, tevredener klanten, minder kosten. Voorbeelden van vraagstukken waarvoor je ons kunt inschakelen:

  • Kun je ons helpen om inzicht te krijgen het teamfunctioneren? 
  • Kun je ons helpen om weer energie in de samenwerking te krijgen?
  • Kun je ons als team helpen om beter te leren samenwerken? (met oog voor taak en relatie)
  • Kun je ons ondersteunen bij het verbeteren van de interne communicatie? 
  • Kun je ons helpen bij het versterken van onze communicatie en sociale vaardigheden (soft skills)? Denk bijvoorbeeld aan: feedbacktechnieken, conflict- of stresshantering, omgaan met agressie, groepsgesprekken (vergaderen, besluitvorming) of gesprekken gericht op adviseren, verkopen of onderhandelen.

Meer weten