Implementatieopdracht als veranderkundige

De politie is een organisatie die onder voortdurende druk staat van de politiek, media en vele anderen. Ze moeten van alles en liever vandaag nog dan morgen. Tegelijkertijd is het politievak een hoog risico beroep. In hun werk lopen politiemedewerkers meer dan gemiddeld risico op fysiek of psychisch letsel. Medewerkers staan dag en nacht klaar voor de samenleving waarbij ze onder uitdagende omstandigheden optimaal moeten kunnen functioneren. Medewerkers worden dan ook als het belangrijkste kapitaal gezien en vanuit goed werkgeverschap vindt Politie Nederland het cruciaal dat hun medewerkers veilig en gezond kunnen werken.

Psychosociale Arbeidsbelasting
Iedere werkgever is verplicht om een arbobeleid te voeren dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Daarin speelt de verplichte risico-inventarisatie en-evaluatie (RI&E) van arbeidsrisico’s een belangrijke rol.

Een gezonde werkomgeving is echter meer dan alleen een gezonde en veilige werkplek. De Arbowet verplicht werkgevers ook om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen en te beperken. PSA is als arbeidsrisico opgenomen in de Arbowet. Het gaat hierbij om arbeidsrisico’s die werkstress kunnen veroorzaken, zoals werkdruk en ongewenste omgangsvormen waaronder pesten, agressie en geweld, seksuele intimidatie en discriminatie. Binnen het politievak is er een verhoogd risico op PSA. Om de PSA-risico’s nog verder terug te dringen ontwikkelde de politie een nieuwe aanpak.

Nieuwe aanpak: MeMo 2.0
PSA was in het kader van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) een thema binnen de politie dat eenmaal in de drie jaar terugkeerde via een  afzonderlijk medewerkersonderzoek/medewerkersmonitor (MeMo 2.0). Na een ontwikkeltraject van Schouten & Nelissen en TNO (Weerbaarheidsmonitor) is een nieuw geautomatiseerd en geïntegreerd instrument ontwikkeld om de PSA-risico’s te inventariseren. 

In de nieuwe situatie wordt het vernieuwde PSA-instrument MeMO 2.0 als vast onderdeel van de algemene RI&E uitgevoerd binnen de politie. Of direct als daar aanleiding voor is. Daarnaast kan er een verdiepende RI&E worden uitgevoerd als er na de basis RI&E PSA onvoldoende zicht is op de aard en omvang van de problemen en de achterliggende oorzaken.

Door het opnemen van psychosociale arbeidsbelasting in de algemene RI&E kan de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus worden gevolgd en blijft PSA periodiek onder de aandacht. Verder is een groot voordeel dat de teamchefs worden gefaciliteerd omdat het PSA plan van aanpak automatisch wordt gegenereerd op basis van de teamresultaten.

Met de inbedding van MeMo 2.0 worden psychosociale aspecten van het werk systematisch aangepakt. En daarmee wordt een bijdrage geleverd aan de duurzame inzetbaarheid van het belangrijkste kapitaal: de politiemedewerkers.

Vraag
Naast een technische implementatie lag er vooral ook een veranderopgave. Het ging niet alleen om het instrument, maar alles wat daaruit voortvloeide: de dialoog over de resultaten, een goed plan van aanpak opstellen, vervolg geven aan het plan van aanpak, etc. Om de implementatie binnen deze grote en complexe organisatie zo soepel mogelijk te laten verlopen, werd Wilms Arbeidsinspiratie – voor de duur van een jaar - als implementatiemanager ingehuurd.

Werkwijze
Binnen het projectteam richtten enkele medewerkers zich op de technische realisatie of de inhoudelijke aspecten van MeMo 2.0. De focus van Wilms Arbeidsinspiratie lag op de veranderopgave: het geven van veranderkundig advies en bijhorende acties voor een ‘warme’ implementatie van MeMo 2.0.

In plaats van het ‘wat’, ging het vooral om het ‘hoe’. Oftewel, onze nadruk lag op de aanpak, niet op de stip op de horizon. Dat vroeg om – in een actiegerichte omgeving als die van de politie - te vertragen, stakeholders goed mee te nemen en het veranderproces stapsgewijs en zorgvuldig te ontwerpen. Om zo te komen tot een samenhangend geheel aan interventies die de boel in beweging brengen. Bij het beëindigen van de opdracht, eind 2024, was de implementatieopdracht succesvol uitgevoerd.

Resultaat
Wij vroegen Marli de Vries – Roodbeen, korpscoördinator Arbo & Preventie bij Politie Nederland, naar haar ervaring met de werkwijze van Wilms Arbeidsinspiratie en het bereikte resultaat.

“Door de politie is, in samenwerking met TNO, een nieuw instrument ontwikkeld om de medewerkerstevredenheid (PSA) te monitoren: MeMo 2.0.

Om de implementatie binnen deze grote en complexe organisatie zo soepel mogelijk te laten verlopen heeft de politie ervoor gekozen een implementatiemanager aan te trekken.

Danny Wilms van Wilms Arbeidsinspiratie heeft dit proces van implementatie professioneel begeleid. Middels warme overdracht en met goede afstemming op de behoeften vanuit de organisatie is het implementatietraject voorspoedig gelopen en zijn alle stakeholders gedurende het project goed aangehaakt.

Hij is goed op de hoogte van wet- en regelgeving en weet dit op een heldere manier te vertalen naar de praktijk. Bij belangrijke processtappen geeft hij updates en feedback.

Mooi om te zien dat Danny niet schroomt om belanghebbenden op een positieve en prettige wijze te spiegelen, ook daar waar het gaat over de eigen verantwoordelijkheid.

Het implementatietraject is voortvarend opgepakt en inmiddels volledig afgerond, waarmee de organisatie tijdig in gereedheid is gebracht om de MeMo 2.0 uit te rollen”.